Quy trình theo dõi doanh số bộ phận bán hàng & Marketing chuẩn nhất

Quy trình theo dõi doanh số bộ phận bán hàng và Marketing chuẩn nhất

Theo dõi doanh số là hoạt động then chốt để đánh giá hiệu quả của bộ phận bán hàng và marketing. Một quy trình theo dõi bài bản giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh, đưa ra quyết định kịp thời và tối ưu hóa chiến lược.

1. Thiết lập mục tiêu doanh số rõ ràng

Bước đầu tiên là xác định mục tiêu doanh số cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan và có thời hạn (SMART). Mục tiêu nên được phân chia theo tháng, quý, năm và theo từng sản phẩm/dịch vụ, kênh bán hàng, khu vực địa lý.

Ví dụ:

• Tăng doanh số bán hàng sản phẩm A lên 20% trong quý 3 năm 2024 so với quý 2 năm 2024.
• Đạt doanh số 500 triệu đồng từ kênh bán hàng online trong tháng 7 năm 2024.

2. Xác định các chỉ số KPIs cần theo dõi

KPIs (Key Performance Indicators) là các chỉ số đo lường hiệu suất chính, giúp đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu doanh số. Các KPIs cần theo dõi bao gồm:

• Doanh số bán hàng: Tổng doanh thu đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
• Số lượng đơn hàng: Số lượng đơn hàng được thực hiện.
• Giá trị đơn hàng trung bình: Tổng doanh thu chia cho số lượng đơn hàng.
• Tỷ lệ chuyển đổi: Tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng thực tế.
• Chi phí thu hút khách hàng (CAC): Chi phí để có được một khách hàng mới.
• Giá trị vòng đời khách hàng (CLTV): Tổng doanh thu mà một khách hàng mang lại trong suốt thời gian gắn bó với doanh nghiệp.
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng: Tỷ lệ khách hàng tiếp tục mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.

3. Lựa chọn công cụ theo dõi doanh số

Có nhiều công cụ hỗ trợ theo dõi doanh số, từ đơn giản đến phức tạp. Việc lựa chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, ngân sách và nhu cầu sử dụng.

• Excel/Google Sheets: Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ với dữ liệu đơn giản.
• Phần mềm CRM (Customer Relationship Management): Giúp quản lý thông tin khách hàng, theo dõi doanh số, tự động hóa quy trình bán hàng. Ví dụ: Salesforce, Hubspot CRM, Zoho CRM.
• Phần mềm quản lý bán hàng POS (Point of Sale): Dành cho các cửa hàng bán lẻ, giúp quản lý hàng tồn kho, theo dõi doanh số bán hàng, in hóa đơn. Ví dụ: Phần mềm quản lý bán hàng POS Ebiz (Tham khảo: https://www.phanmempos.com/cua-hang).
• Các nền tảng phân tích dữ liệu: Giúp phân tích dữ liệu doanh số, tạo báo cáo trực quan. Ví dụ: Google Analytics, Tableau, Power BI.

4. Thu thập và ghi nhận dữ liệu doanh số

Dữ liệu doanh số cần được thu thập đầy đủ, chính xác và kịp thời từ các nguồn khác nhau, bao gồm:

• Hệ thống bán hàng POS.
• Phần mềm CRM.
• Báo cáo bán hàng từ các kênh online (website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội).
• Phiếu thu, hóa đơn.

Dữ liệu cần được ghi nhận một cách có hệ thống và nhất quán để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng phân tích.

5. Phân tích dữ liệu và tạo báo cáo

Phân tích dữ liệu doanh số giúp nhận diện xu hướng, điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải thiện. Các báo cáo cần được tạo ra định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý) để cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan.

Các loại báo cáo doanh số thường gặp:

• Báo cáo doanh số theo sản phẩm/dịch vụ.
• Báo cáo doanh số theo kênh bán hàng.
• Báo cáo doanh số theo khu vực địa lý.
• Báo cáo so sánh doanh số giữa các kỳ.
• Báo cáo hiệu quả chiến dịch marketing.

6. Đánh giá và điều chỉnh chiến lược

Dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và báo cáo, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả của các chiến lược bán hàng và marketing hiện tại. Nếu cần thiết, hãy điều chỉnh chiến lược để đạt được mục tiêu doanh số.

Ví dụ:

• Nếu doanh số bán hàng sản phẩm A thấp hơn mục tiêu, cần xem xét lại giá bán, chương trình khuyến mãi hoặc chiến dịch marketing.
• Nếu tỷ lệ chuyển đổi từ kênh online thấp, cần tối ưu hóa website, cải thiện trải nghiệm người dùng hoặc chạy quảng cáo hiệu quả hơn.

7. Liên tục cải tiến quy trình

Quy trình theo dõi doanh số cần được liên tục cải tiến để đáp ứng với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên thường xuyên xem xét lại quy trình, thu thập phản hồi từ các bộ phận liên quan và áp dụng các công nghệ mới để nâng cao hiệu quả.

Bằng cách tuân thủ quy trình theo dõi doanh số chuẩn, bộ phận bán hàng và marketing có thể nắm bắt tình hình kinh doanh một cách toàn diện, đưa ra quyết định sáng suốt và đạt được mục tiêu doanh số đề ra. Tham khảo thêm các giải pháp quản lý bán hàng tại website của Pos Ebiz: https://www.e-biz.com.vn.